JOB DESCRIPTION
Organisational Unit/Department: Equipe d’Appui Technique de l’OIT au Travail Décent pour l’Afrique Centrale (EAT/AC)
Position (Title): Assistant/e aux Ressources Humaines
Grade: G6
Duty Station: Yaoundé
Type of contract (SST, ST or FT): FT
Source of funding (TC, PSI or RBSA): RB
Duration: Un an renouvelable
1. Introduction:
Informations générales sur le contexte de travail:
L’EAT/AC, basée à Yaoundé, a pour mission principale de promouvoir les valeurs et le mandat de l’OIT dans 11 pays de sous-région Afrique centrale et 3 pays de l’Océan Indien, soit au total 14 pays. Au centre de sa mission se trouve la responsabilité de fournir l’assistance technique aux mandants tripartites du BIT pour la promotion du travail décent.
L’Administration et les finances locales jouent un rôle clé dans le fonctionnement du Bureau dans la mesure où la responsabilité de l’administration courante des ressources humaines, financières, des avoirs immobiliers, mobiliers et fongibles lui est confiée. La gestion des ressources humaines de l’EAT/AC constitue une fonction majeure pour le fonctionnement optimal du Bureau et l’accomplissement de sa mission. Dans l’exercice de ses responsabilités professionnelles l’Assistant/e aux ressources humaines doit être totalement familier/e avec la stratégie du BIT pour les ressources humaines, le statut du personnel, le code conduite du personnel, les règles et procédures régissant les conditions de service dupersonnel de l’OIT. Il/elle veillera particulièrement aux conditions detravail du personnel en rapport avec le type de contrat, les prestations et indemnités, le développement du personnel et des carrières, le bien être, la santé et la sécurité du personnel. Le/la fonctionnaire devra s’assurer de l’application correcte de la politique de l’Organisation en matière de la gestion des ressources humaines, Il/Elle établira des contacts par courrier ou par téléphone, télex, télécopie ou courrier électronique (portant signature) avec le Bureau régional de l’OIT/Afrique, le Siège, d’autres bureaux et des organismes extérieurs sur des questions relatives au personnel.
2. Résumé des principales tâches et responsabilités:
Sous la responsabilité directe de la Directrice de l’EAT/AC, la supervision de l’Administrateur financier et administratif, avec les conseils techniques du/de la fonctionnaire responsable de ressources humaines au Bureau régional de l’OIT/Afrique, et en étroite collaboration avec les services compétents du Siège, l’Assistant/e aux ressources humaines est notamment chargé/e de :
- Organiser, maintenir la liste du personnel du bureau dans les différentes catégories : services organiques(P), professionnels nationaux (NO), services généraux (L/G), coopération technique (P, NO, et G) à travers l’élaboration et la mise à jour régulière d’un tableau de bord permettant d’illustrer la catégorie, la fonction, le grade et échelon, le type et la durée du contrat, la source de financement, la situation familiale et les coordonnées ;
- Fournir des services d’administration du personnel au sein de l’EAT/AC, notamment gérer les (P File), participer à la classification des emplois, et au processus de recrutement, veiller à l’application du principe de l’avancement périodique dans les échelons, contribuer à l’organisation du plan de formation du personnel, contrôler les
effectifs et enfin contrôler l’application des traitements et des prestations et indemnités.
- Initier et diffuser les Avis de mouvements et de recrutement du personnel local dans tous les pays sous la juridiction du Bureau ;
- S’assurer de l’application correcte des politiques, règles et procédures du personnel ;Fournir une assistance et un encadrement technique aux projets de coopération technique dans la gestion de leur personnel.
- Agir comme assistant principal au service général de recrutement et d’avancement au plan local. Organiser et participer aux entrevues d’embauche, organiser les épreuves et établir la correspondance et les rapports et fournir des avis sur les recommandations concernant le recrutement, l’attribution du grade ;
- Procéder au briefing des fonctionnaires nouvellement recrutés sur les procédures et pratiques administratives en matière de personnel et mettre à leur disposition les documents relatifs; aider et informer le personnel en ce qui concerne leurs droits, obligations et devoirs, en particulier pour ce qui concerne le code de conduite;
- Dispenser une formation de base aux assistants administratifs des projets en matière d’administration des ressources humaines ;
- Assurer le suivi régulier des contrats du personnel et, préparer les offres de prolongation ou les préavis de cessation des contrats du personnel local, y compris celui de la coopération technique;
- Tenir à jour le système informatisé de gestion desressources humaines y compris celui relatif au traitement et suivi des congés; assisterà la préparation de la paie, administrer les traitements et fournir les informations utiles à l’interprétation de l’allocation des salaires
- Participer à la réalisation des enquêtes sur les salaires et conditions de vie du personnel, en coordination avec les agences du système des nations unies, notamment pour la préparation, la collecte de données et le contrôle ; appuyer les exercices périodiques d’enquête sur le coût de la vie, pour les fonctionnaires de la catégorie professionnelle;
- Collecter les informations pour la planification etla tenue à jour des fiches de congé du personnel ;
- Identifier les besoins de formation, examiner les propositions de formation à l’échelon régional et suggérer des allocations à la formation. ; se tenir informé des cours de formation proposés dans la région d’affectation et suggérer les cours de formation pertinents ;
- Superviser, coordonner, contrôler et évaluer le travail du personnel de rang inférieur placé sous sa responsabilité directe ; assister la Direction pour la préparation, le suivi et la communication des évaluations de l’ensemble du personnel de l’EAT/Yaoundé ; donner des avis relatifs aux procédures administratives eten matière de ressources humaines ;
- Tenir à jour les tableaux de missions arrivées et départs des fonctionnaires et des missions externes ;
- Superviser et coordonner les déplacements des chauffeurs et le planning de leur mission à l’intérieur du pays ; superviser le transport pour les missions officielles et pour les courses du Bureau
- Contrôler les carnets de bord des véhicules du Bureau et des projets, et contrôler la gestion du carburant ;
- En tenant compte de la conformité au MOSS et MORSS, s’assurer que le personnel respecte les règles, procédures et instructions sécuritaires mises en place ; assurer la sécurité des locaux et des biens, ainsi que le fonctionnement et le contrôle de tout équipement sécuritaire du Bureau ; le cas échéant, faire le suivi des travaux requis pour assurer la sécurité et les conditions de travail dupersonnel ;
- Mettre en place un Plan de continuité des activités(BCP) en cas de nécessité
- Agir en tant que Point focal pour la sécurité ; participer aux réunions de sécurité organisées avec les autres agences UN et diffuser au personnel toutes les informations relatives à la sécurité ; assurer la liaison entre le bureau et l’Officier de sécurité UN ; transmettre à l’Officier de sécurité, la liste miseà jour du personnel et des dépendants ;
- Représenter l’Organisation et participer aux réunions du Groupe des Opérations UN ;
- Exécuter toutes autres tâches en rapport avec son emploi, ou confiées par l’Administrateur financier et administratif ou par la Direction.
3. Qualifications requises: formation, langues, expérience and compétences.
Formation académique :
Le titulaire doit être titulaire d’un Diplôme universitaire de 1er niveau dans le domaine des sciences sociales, du droit ou de la gestion du personnel. Formation dans plusieurs domaines propres aux ressources humaines. Des connaissances en matière de gestion administrative et financière constitueraient un atout.
Expérience:
- Six ans d’expérience de travail administratif ou de la gestion des ressources humaines dans un poste à responsabilités croissantes.
Aptitudes professionnelles et compétences:
Maîtrise des logiciels de traitement de textes et de messagerie électronique.
Aptitudes confirmées à la dactylographie. Bonne aptitude rédactionnelle. Excellente
connaissance et compréhension d’un large éventail de règlements, politiques et procédures du personnel. Bonnes capacités de gestion et d’encadrement. Connaissance et compréhension approfondies des procédures modernes de bureau. Bonne connaissance du protocole. Connaissance approfondie du travail du bureau et du travail exécuté par d’autres unités de travail. Aptitude à répondre de façon appropriée aux questions formulées directement ou par téléphone. Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues. Bonnes facultés d’organisation. Aptitude à évaluer la correspondance et les requêtes pour déterminer la démarche à suivre. Aptitude à obtenir des services d’autres unités de travail, à l’intérieur comme à l’extérieur du
bureau, afin de mener à terme les tâches assignées. Aptitude à rechercher et à extraire des informations des bases de données et à compiler des rapports. Aptitude à traiter les questions confidentielles et sensibles avec discrétion et discernement. Excellentes facultés de gestion du temps. Cette fonction comporte une très grande exigence d’intégrité et de confidentialité
Connaissances linguistiques:
Connaissances linguistiques – Excellente maîtrise de la langue de travail du lieu d’affectation (Français/Anglais) et bonne connaissance d’une seconde langue de travail.
Composition et dépôt des dossiers
Une lettre de motivation adressée à Madame la Directrice de l’EAT/AC Un curriculum vitae
Photocopie de la carte nationale d’identité et des pièces et diplômes annoncées
Les dossiers de candidature portant la mention ci-après doivent parvenir (ou être déposés), sous pli fermé, au Registry du bureau de l’OIT situé à Yaoundé, au quartier Nkol-Eton, Immeuble ExSOTUC, (Tél : +237-22.50.52.00), le vendredi 30 Août 2013 à 12h00 au plus tard.
« CANDIDATURE BIT-08.13-ARH »
Bureau International du Travail
BP.13 Yaoundé - Cameroun