Secrétaire du service Technique H/F
Référence :SEC/0815/001660
Type de contrat : CDI
Métier/Spécialité : Distribution
Localisation géographique :
| Pays | Ville | |
| Congo | Pointe-Noire |
Notre société :
Leader en recrutement sur le continent africain, Apave International vous propose chaque semaine de nombreuses opportunités de carrière au sein d'entreprises privées ou publiques et d'Institutions Internationales.
Mission :
APAVE recherche pour le compte d'un de ses clients du secteur automobile, une Assistante duService Technique, afin d'assister le service Technique et plus particulièrement le Directeur technique dans l'optimisation du suivi administratif des dossiers et l'organisation logistique de ses activités. Elle assure l'interface entre le service, les autres services et les parties prenantes extérieures à l'entreprise (clients, fournisseurs etc).
Missions :
Circulation/traitement de l'information :
- Recevoir, hiérarchiser, traiter et diffuser l'information (entrée et sortie), courriers, mails ;
- Gérer le ou les agenda(s) et qualifier les appels (filtrage, etc.),
- Effectue un suivi/reporting de l'activité de son service ;
- Coordonne et facilite la circulation d'informations entre le service technique et les autres services de l'entreprise, et entre le Directeur Technique et les différents membres de son équipe.
Secrétariat :
- Assure l'accueil des clients ayant Rendez-vous avec le service ;
- Rédiger les notes, les rapports, compte-rendus de réunions
- Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers : courriers, tableaux, compte-rendu, documents spécifiques au service de rattachement ;
- Réaliser le classement et archiver des documents, dossiers, etc.
Organisation
- Organiser les déplacements (réservations billets, hôtels et locations de véhicules) ;
- Organiser le planning de travail et le suivi d'activités du responsable (prises de rendez-vous pour les entretiens, réunions et déplacements professionnels...).
- Anticiper les besoins des personnes et les assister : rappels des échéanciers et des procédures administratives et transmission de l'information ;
- Organiser et alimenter les bases des données et autres outils (factures, reporting de l'activité, suivi des dossiers clients) ;
- S'assurer du respect et de l'application des différents règlements et procédures en lien avec son secteur d'activité.
Profil :
Formation requise pour le poste : BAC + 2/3
Expérience requise pour le poste (en termes de durée et de contenu) : 3 à 5 ans.
Langues : Français courant, bonne maîtrise de l'anglais
Compétences opérationnelles :
- Connaissances des techniques de communication orale et écrite ;
- Disposer d'une bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
- Avoir la capacité à gérer et/ou créer un système complexe de classification ;
- Avoir une bonne connaissance des logiciels bureautiques et d'internet (courrier électronique, consultation des sites web).
- Bonne connaissance du secteur automobile et industriel: réglementation, vocabulaire technique, acteurs, organisation, normes rédactionnelles, ...
Savoir Être :
- Rigueur, fiabilité et discrétion ;
- Sens du contact, de l'écoute et des relations humaines ;
- Intégrité ;
- Grande capacité d'adaptabilité.
Niveau d'études : BTS/DUT/BAC+2
Spécialisation :
Niveau d'expérience : Expérimenté (de 3 à 5 ans)