Assistant Logistique et administratif

Identification

Titre du poste :

Assistant Logistique et administratif

Rapporte à :

Coordonnateur Logistique

Lieu d'affectation :

Mokolo

Type de contrat :

CDD

Durée du contrat :

Jusqu'au 31/12/2020 avec possibilité de renouvellement jusqu'au 30/09/2021

Missions et Responsabilités

Sous la supervision du Coordonnateur Logistique, l'Assistant Logistique et Administratif assure la programmation et la coordination des activités logistiques de la base INTERSOS de Mokolo et dans le département du Mayo Tsanaga.

• Faire le suivi des activités de maintenance des infrastructures, de la gestion des stocks de produits non médicaux et de l'équipement, conformément aux normes d'INTERSOS.

• Assurer la vérification et le suivi des installations sous la supervision du supérieur hiérarchique.
• Effectuer des visites quotidiennes des installations, en signalant les anomalies ou problèmes au supérieur hiérarchique.
• Évaluer les besoins de remise en état et faire le suivi des travaux mineurs de remise en état suivant les instructions données par le supérieur hiérarchique et en lui rendant compte de l'avancement.
• Vérifier que les normes de sécurité sont observées dans les installations (présence des extincteurs, mise à la terre des installations électriques).
• Faire le suivi de l'utilisation des véhicules, des machines et des appareils mécaniques et électriques.
• Planifier avec le supérieur hiérarchique les activités de maintenance et les vérifications nécessaires des réseaux d'énergie et de leurs configurations, conformément aux normes d'INTERSOS.

• Coordonner et diriger l'équipe de logistique placée sous sa responsabilité, et en particulier :
• Définir les tâches de chaque personne, assurer la supervision au quotidien, vérifier la qualité du travail (ponctualité, rigueur, qualité, etc.).
• Établir les horaires de travail des équipes de logistique de chaque département ou installation.
• Organiser et diriger les réunions de l'équipe placée sous sa supervision.
• Participer au recrutement du personnel pour son équipe.
• Participer aux réunions de logistique et rendre compte de ses activités.
• Elaborer et rédiger le rapport hebdomadaire des activités logistiques de la sous base, à soumettre chaque fin de semaine au Chef de Projet, Coordinateur terrain et au Coordinateur Logistique.

• Assurer la maintenance de la flotte de véhicules.
• Planifier et superviser la maintenance préventive et curative de tous les véhicules du projet selon les normes d'INTERSOS.
• Former les chauffeurs à de bonnes habitudes de conduite et aux vérifications standards et assurer leur suivi.

• Gérer les commandes et en faire le suivi et en particulier :
• Recueillir les commandes relatives à la logistique en provenance des différents départements ou terrains.
• Établir les commandes et en faire le suivi, selon les procédures en place.
• Offrir le soutien technique au magasinier s'il en existe.
• Effectuer des achats locaux selon les procédures d'approvisionnement d'INTERSOS.
• Assurer les conditions de réception du fret ou des matériels qui arrivent ainsi que l'organisation et le conditionnement du matériel avant son expédition.

• L'assistant Logistique de Mokolo assure également le rôle de Référent Sécurité de la Sous Base et de la localité sous la supervision du Coordinateur Logistique (point focal de la sécurité dans la Région de l'Extrême Nord) à qui il rend compte de tous les aspects sécuritaires de sa zone d'intervention.

• Gestion administrative/RH

• Donner l'appui à l'équipe RH dans le suivi (transmission et réception) des dossiers du personnel du Mayo-Tsanaga.
• Sous la supervision de l'équipe RH, renseigner les informations dans les fascicules employeurs (1 et 2) et faire le suivi du registre des délégués du personnel.
• Initier les requetés de paiement de contrats des staffs occasionnel et frais d'installation des staffs du Mayo-Tsanaga.
• Sous la supervision de l'équipe RH, collecter et transmettre tous les dossiers de candidatures pour les recrutements.
• Collecte les dossiers d'assurance maladie et les transmettre à l'équipe RH pour suivi remboursement.
• Recueillir les plaintes / Difficultés et les partager avec l'équipe RH.

Exigences du poste

Education

Diplôme ou formation professionnelle en logistique

Experience

Avoir une qualification et une expérience professionnelle en logistique d'ONG humanitaire, grand atout pour ONG de l'Extrême Nord d'au moins 2 ans

Language

Français et Anglais, langue locale serait un grand atout

Connaissances

Maitrise de l'outil informatique environnement MS Office Complet,

Principes généraux de mécanique automobile, Connaissances de base en matière de dédouanement et transport, Principes de gestion des stocks, de l'approvisionnement et la gestion du parc automobile

Compétences

Excellentes compétences en Gestion d'équipe et planification d'activités

Bon esprit d'équipe et de gestion des conflits

Flexibilité

Excellentes capacités d'analyse et de synthèse

Compétences accomplies en production des rapports

Esprit d'initiative

Rigueur dans le travail

Les candidatures féminines sont encouragées et la détention d'un permis de conduire est un atout