APPEL A CANDIDATURE POUR LE RECRUTEMENT D'UN/E ASSISTANT(E)/DE DIRECTION au Projet d'Appui à la Résilience Socio-économique des Jeunes Vulnérables basé à GAROUA
Le Projet d'Appui à la Résilience Socio-économique des Jeunes Vulnérables de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) recherche un(e) Assistant(e) des services Administratifs pour ses activités à l'Extrême-Nord, au Nord et dans l'Adamaoua.
Description des tâches :
Sous la supervision du Responsable Administratif et Financier (RAF), l'assistant(e) devra :
- Assurer le bon fonctionnement du secrétariat ;
- Assurer une bonne communication et transmission de l'information au sein du projet/programme et avec le et avec le Bureau de la GIZ ;
- Classer des documents dans dossiers papiers ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;
- Appuyer l'équipe de cadres dans leurs fonctions administratives et coordonner les activités du/de la responsable ;
- Gérer les correspondances du/de responsable et s'assurer de la transmission aux personnes appropriées pour action et suivi.
- Compiler et enregistrer les données et les informations pour appuyer le/la coordonnateur (trice) dans l'exécution de son rôle ;
- Etablir et maintenir la mise à jour correcte des systèmes d'information ;
- Répondre au téléphone, vérifier les appels, les transférer ou les traiter ;
- Gérer le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organiser le traitement selon les priorités ;
- S'occuper de la correspondance nécessaire (réponses) ;
- Etablir et organiser les supports d'information pour le/la responsable ou pour les réunions ;
- Prêter assistance pour l'organisation d'évènements et le document de réunions/ateliers/séminaires au sein et en dehors du projet ;
- Soutenir la préparation de programme de visite ;
- Gérer le planning des déplacements, organiser le transport des visiteurs/visiteuses, gérer les réservations d'hôtels et l'achat de billets ;
- Participer aux réunions (d'équipe)/ateliers internes et externes et aider à leur documentation, par ex. sous la forme de procès –verbaux ;
- Dresser régulièrement une liste des réunions/événement à venir ;
- Signaler les vices/dommages constatés sur les équipements de bureau au service d'administration des projets et organiser et contrôler leur entretien/réparation ;
- Constituer un fichier d'adresses faisant apparaître les principales coordonnées de contact et le tenir à jour en permanence ;
- Aider à la mise en place et l'entretien d'un système de rangement et de classement des dossiers pour programme, traiter les informations de manière confidentielle, en particulier dans les domaines de la sécurité et des finances ;
- Classer quotidiennement le courrier entrant et le courrier sortant ;
- Veiller au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de projet et consultants, organiser et coordonner le travail du personnel auxiliaire du projet et travailler efficacement avec lui.
Qualifications, compétences et expériences requises :
- Etre titulaire d'un BAC+3/4 dans les domaines suivants : administration, gestion d'entreprise ;
- Avoir au moins 3 ans d'expérience professionnelle avérée à un poste similaire ;
- Avoir de solides connaissances d'assistances de direction et des affaires administratives ;
- Excellents capacités de gestion des programmes informatique (p.ex. Outlook, MS office);
- Excellentes capacité de gestion et d'organisation du travail ;
- Etre capable de travailler sous pression et dans une équipe multiculturelle ;
- Attitude centrée sur les clients et le service :
- Bonne connaissance en français : connaissance des langues anglais ou allemand sera un atout.
Date de disponibilité : 01er octobre 2016 ou selon la disponibilité
Période de contrat : jusqu'au 31/12/2019
Délai de recevabilité des dossiers de candidature : 05 septembre 2016 à 16h00
Lieu de dépôt des dossiers de candidature : Bureau Région GIZ à Yaoundé sis au quartier Bastos derrière l'Ambassade de Russie.
Les plis contenant les dossiers complets de candidature (Lettre de motivation, CV, Diplômes, Certificat de travail, Références) seront à l'intérieur d'une enveloppe extérieure anonyme portant l'adresse « Bureau Régional GIZ à Yaoundé » avec mention « Appel à candidature pour le recrutement d'un(e) Assistant(e) Secrétaire au Projet d'appui à la Résilience Socio-économique des Jeunes Vulnérables » ou à l'adresse giz-kamerun@giz.de
Seuls les candidats short listés seront contactés