PU-AMI recherche 01 Secrétaire ressources humaines

OFFRE D'EMPLOI

Dans le cadre de ses activités humanitaires,

l'association française Première Urgence - Aide Médicale Internationale recherche :

UN(E) (01) SECRETAIRE RESSOURCES HUMAINES

Contexte

Première Urgence – Aide Médicale Internationale (PU-AMI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l'ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d'effondrement économique. PU-AMI est présente dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d'infrastructures, l'eau et l'assainissement et la relance économique.

PU-AMI est présente au Cameroun depuis 2008 et vient-en aide aux réfugiés centrafricains et aux populations vulnérables camerounaises, par le biais de projets d'amélioration de l'accès à l'eau, à l'hygiène et l'assainissement, et de projets de sécurité alimentaire, dans les Régions de l'Est, de l'Adamaoua, du Nord et de l'Extrême-Nord, avec des financements UNHCR, ECHO, GIZ et DFID.

Objectifs global

Sous la responsabilité directe du Log/admin, le/la Secrétaire ressources humaines est en charge d'appuyer la gestion administrative et la gestion des ressources humaines du programme.

De part ses fonctions vis-à-vis de l'ONG, le poste de secrétaire RH réclame un haut sens de l'intégrité ; Première Urgence-Aide Médicale Internationale ne saurait tolérer ni conflit d'intérêt ni malversation.

Objectifs spécifiques

1. Recrutement
2. Accueil des nouveaux arrivants et Suivi des dossiers du personnel
3. Suivi des présences et congés
4. Contrat et préparation de la paie
5. Communication liée aux ressources humaines
6. Evaluation et Formation

Responsabilités et activités à réaliser

1. Recrutement

• Elaborer les offres en collaboration avec les responsables d'équipes concernés et soumettre l'ensemble au Logisticien/Administrateur.
• Après validation, envoyer la demande de recrutement à la coordination et préparer les grilles d'émargement pour le dépôt des dossiers.
• Participer le cas échéant au dépouillement des dossiers de candidature et entretiens de sélection.
• Participer le cas échéant à la rédaction des grilles d'entretien, des tests de sélection et à la rédaction du PV de sélection.
• Appeler, sur demande du Logisticien/Administrateur, les candidats sélectionnés aux différentes étapes du processus de recrutement.
• S'assurer en collaboration avec le Logisticien/Administrateur que les processus de recrutement soit traçables et transparents.
• Classer les documents selon les procédures PU-AMI et transmettre à la Coordination
• En cas de recrutement sur les autres bases, s'assurer de l'affichage de l'offre sur toutes les sous bases de la zone, collecter les candidatures reçues et transmettre à la base concernée.

2. Accueil des nouveaux arrivants et suivi des dossiers du personnel

Elaborer, mettre à jour, remplir ou imprimer les documents liés à la prise de poste et les soumettre au Logisticien/Administrateur.

• Profils de poste à chaque recrutement en collaboration avec le responsable d'équipe concerné.
• contrat de travail
• ordre de mission
• règlement intérieur
• charte
• engagement à la charte
• dépliant sur les procédures RH
• badge

Diffuser la lettre ou l'email de constitution du dossier administratif avant la date prévue de commencement du contrat.

Participer à l'accueil du nouveau personnel, organiser son planning de briefing et assurer le briefing administratif avec une présentation du kit d'accueil, des procédures administratives, du contrat, du RI, de la charte PU-AMI et du code de conduite.

Assurer la constitution du dossier administratif individuel des nouveaux arrivants : immatriculation auprès de la CNPS, et collecte des documents demandés dans la fiche de constitution de dossier administratif.

Collecter et transmettre à la coordination les dossiers de remboursement des frais médicaux

S'assurer que le dossier de chaque employé est complet, conformément aux règles de la mission Première Urgence- Aide Médicale Internationale et au respect de la législation nationale du travail.

Mettre à jour le fichier de suivi des périodes d'essai et informer le Logisticien/Administrateur de la fin de la période d'essai des employés concernés 3 semaines au moins avant la fin de ladite période d'essai.

Recevoir, faire signer et transmettre les contrats de travail, les bulletins de paie et autres documents du terrain vers la coordination, à la demande de l'administration financière et RH.

3. Suivi des présences et congés

• S'assurer que la fiche de présence est tenue à jour chaque semaine dans le bureau administratif.
• Collecter, vérifier et classer les fiches de présence auprès des responsables d'équipe et des Gestionnaires de zone toutes les semaines : organiser la collecte et relancer les responsables d'équipe et Gestionnaires de zone quand nécessaire.
• Mise à jour du fichier du planning des congés et des jours de récupérations :
• A partir des fiches de présence collectées, effectuer le pointage de chaque employé dans la base de données RH.
• Diffuser mensuellement le fichier aux responsables d'équipe et Gestionnaires de zone.
• S'assurer que la planification des congés soient faite semestriellement afin que l'ensemble du personnel ait pris ses congés et jours de récupérations avant le 31 décembre ou la date de fin du contrat de travail si elle tombe avant.
• Donner aux responsables d'équipe les formulaires adaptés au suivi de leur personnel (fiches de congés, de jours de récupérations, de présence et les collecter et les archiver dans les dossiers individuels du personnel ;
• Effectuer des contrôles inopinés du cahier de présence tenu par les gardiens à l'entrée de la base : contrôle de l'heure d'arrivée et de départ, du respect des horaires de travail, et de la cohérence des heures d'arrivée inscrites sur le cahier avec l'heure effective d'arrivée.

4. Contrat et préparation de la paie

• Préparer les contrats des nouveaux employés, les renouvèlements et avenants de contrats. Après validation du Logisticien/Administrateur, envoi à la Coordination pour contrôle et signature.
• Contrôler les dates de fin de contrat et anticiper les renouvellements, en envoyant des demandes de confirmation aux supérieurs hiérarchiques.
• Compléter la BDD RH avec toutes les informations liées aux nouveaux employés, aux absences, congés, heures supplémentaires, changement de situation…. Afin de préparer la paie, envoie au Logisticien/Administrateur puis Coordination pour validation.
• Une fois la BDD RH validée par la Coordination, imprimer les bulletins de paie pour signature par le Responsable de Base et diffusion aux employés.
• Préparer les contrats des prestataires (gardiens, chauffeurs…) et transmission au l'Administrateur base pour paiement après signature par le Responsable de base

5. Communication liée aux ressources humaines

En interne

• Participer le cas échéant aux réunions d'information générale sur la gestion du personnel si nécessaire.
• S'assurer que toute information administrative relative au personnel est correctement relayée aux intéressés (contrat, congé, règlement intérieur, paiement salaire, etc.).
• Informer les DP de la planification de la réunion mensuelle avec l'Administration, participer à cette réunion et rédiger des comptes rendus.

En externe

• Etre avec le Logisticien/Administrateur, l'un(e) des principaux (pales) interlocuteurs (trices) de PU-AMI avec la CNPS et l'inspection du travail : immatriculation, accident de travail, congés maternité, allocations familiales…

6. Evaluation et Formation

• Participer en collaboration avec le Log/admin au processus d'évaluation :
• Remplir des fiches d'évaluation, diffusion du planning d'évaluation, archivage des évaluations.
• Contribuer le cas échéant à la formation sur les évaluations. Contribuer à terme en collaboration avec le Logisticien/Administrateur à l'élaboration du plan de formation de la base.

7. Tâches administratives

• Mise à jour mensuelle de l'organigramme de la base
• Mise à jour mensuelle de la liste de contact de la base
• Réaliser le classement et l'archivage des documents RH suivant les procédures PU-AMI
• Sur demande du Logisticien/Administrateur, préparer la rédaction de courriers administratifs

Profil recherché:

Etre titulaire d'un BTS (Bac+2) en gestion des ressources humaines; Bac + 3 apprécié

Expérience requise :

• Justifier d'une expérience d'au moins deux (02) ans à un poste similaire.
• Une expérience dans l'humanitaire (ONG) serait un atout.

Connaissances et compétences obligatoires :

• Ressources Humaines
• Travail en milieu interculturel
• Archivage
• Pack Office
• Français

Connaissances et compétences appréciées:

• Connaissance juridique
• Anglais
• Foulfouldé

Caractéristiques personnelles requises :

• Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité
• Sens des responsabilités
• Sens de la diplomatie
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Capacité d'écoute
• Capacité de communication orale et écrite
• Disponibilité
• Ponctualité
• Organisé
• Rigueur et précision
• Discrétion
• Fermeté
• Force de propositions

Conditions

• Poste basé à Batouri (Région de L'Est).
• Contrat à Durée Déterminée.
• Salaire défini selon la grille salariale P.U.-A.M.I.
• Entrée en poste au plus tard le 23 MAI 2016.

LE (LA) CANDIDAT(E) DOIT DÉPOSER SON DOSSIER (LETTRE MOTIVATION, CV), AUX LOCAUX DE PREMIÈRE URGENCE - AIDE MÉDICALE INTERNATIONALE À YAOUNDE, NGAOUNDERE, BATOURI, OU A MAROUA OU BIEN ENVOYER PAR MAIL A L'ADRESSE : puami.cmr.recrutement@gmail.com

LES DOSSIERS FOURNIS NE SERONT PAS RESTITUÉS AUX CANDIDATS.

1. LE/ LA CANDIDAT(E) DOIT PRECISER EXPLICITEMENT LE POSTE POUR LE QUEL IL POSTULE.
2. DATE LIMITE DE DÉPOT DES DOSSIERS : LE VENDREDI 13 MAI 2016
3. SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES PERSONNELLEMENT.
4. LES ORIGINAUX DES DIPLOMES, CERTIFICAT DE TRAVAIL, RECOMMANDATIONS DEVRONT ETRE APPORTES PAR LES CANDIDATS CONVOQUES POUR LES TESTS ET ENTRETIENS.