Contexte général
Dans le cadre de son expansion, un jeune cabinet en conseil recherche une assistante de direction bilingue anglais-français de niveau BAC+4 (H/F) qui saura mener à bien les activités qui lui son attribuer.
Nous recherchons un candidat motive, qui sache prendre des initiatives et qui remplisse ses objectifs fixes a l' année.
Activités
- Organiser les rendez-vous, le planning d'un responsable, d'un collaborateur et filtrer les appels et les accueils physiques
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, .
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe
- Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe
Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) - Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour fichier, ...)
- Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents --Veille documentaire
- Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles
- Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations --Eléments de base en droit du travail
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques des véhicules...
- Coordonner l'activité d'une équipe
Compétences
- Techniques de secrétariat, Méthodes de classement et d'archivage, Modalités d'accueil, Techniques de prise de notes, Sténographie, Normes rédactionnelles,
Savoir-faire - Savoir communiquer avec des interlocuteurs de haut niveau (Administrations centrales, Organisations internationales),
- Travailler en équipe,
- Anticiper, gérer les priorités et les urgences,
- Disposer d'une solide expérience (références souhaitées),
- Détenir de réelles qualités en matière d'organisation.
Savoir-être :
- Faire preuve de discrétion,
- Faire preuve de capacité d'initiative,
- Une certaine disponibilité et un engagement sont demandés sur ce poste.
DATE DE DISPONIBILITE : DE SUITE
Date clôture de dépôt des candidatures : Jeudi 31 mars 2016.
Date de recrutement Lundi 04 Avril 2016.
Un CV et une lettre de motivation doivent être envoyés a l'adresse suivante :
joan.reynolds@etonigbo.com