Poste à pourvoir: HRD/ASS/SPECIALISTES/006-01/2016
Unité/Département: Equipe d'Appui Technique de l'OIT au Travail Décent pour l'Afrique Centrale(EAT/AC)
Poste(Titre): Secrétaire / Assistant(e) aux spécialistes techniques
Grade: G5
Lieu d'affectation: Yaoundé - Cameroun
Type de contrat (SST, ST ou FT): Durée Déterminée (FT)
Source de financement (RB, TC, PSI ou RBSA): Budget Régulier (RB)
Durée du contrat: 1 an renouvelable
Starting date: 1er Juin 2016
Introduction
Le bureau de l'Organisation Internationale du Travail (OIT) de Yaoundé assure la représentation pour trois pays : le Cameroun. la Guinée Équatoriale et Sao Tomé et Principe et dispose d'une équipe technique d'appui qui fournit des conseils et d'autres types d'assistance aux mandants(Gouvernement, Organisation d'employeurs et de travailleurs) dans les 9 pays ci-après : Cameroun, Angola, République Centrafricaine, Tchad, République Démocratique du Congo, Congo, Gabon, Guinée Equatonale et Sao Tomé-et-Principe. Il est appuyé dans certaines tâches multidisciplinaires, par un(e) Secrétaire/Assistant(e) expérimentée.
C'est à ce titre que le Bureau de l'OIT à Yaoundé lance le présent appel à candidatures pour un poste de Secrétaire/Assistant(e) aux spécialistes techniques.
Description des tâches :
Rattaché(e) à un pôle de spécialistes, le(la) Secrétaire/Assistant(e) travaille sous l'autorité de la Directrice de l'EAT/BP-Yaoundé, et sous la supervision et orientations directes des spécialistes (08). Il(elle ) sert de bras droit aux spécialistes en les appuyant dans la réalisation de leurs missions et en assurant l'interface entre eux et les différentes unités de l'EAT (Programmation, Administration et finances, Ressources Humaines, Technologies de l'Information et de la Communication (TIC).
De façon plus spécifique, le(la) secrétaire/Assistant(e) doit s'acquitter au quotidien, et avec efficacité de toute une série de tâches de soutien d'ordre administratif ou organisationnel. Ses responsabilités principales sont:
- Aide aux tâches administratives quotidiennes: organisation des réunions et prise des dispositions nécessaires relatives aux voyages, coordination des missions et plans des congés des spécialistes;
- Collecte, coordination, filtre et dissémination des documents et matériels à caractère informatif en provenance du Siège, du Bureau Régional, du SNU et des mandants tripartites et des partenaires au développement;
- rédaction des demandes d'informations et appels téléphoniques pour le compte des spécialistes; rédaction des mémorandums, lettres, minutes et notes accompagnant ldivers documents;
- Saisie et mise en forme de toutes sortes des documents, y compris des tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, au moyen des logiciels communément utilisés Microsoft Office(Word, Excel, Powerpoint);
- Prises des notes au cours des réunions, ateliers et séminaires, si nécessaire ;
- Contrôle du ï¬ux de documents entrants et sortants, tri, classement des correspondances et divers dossiers;
- Tenue à jour d'un système efficace de suivi et/ou de rappel pour les mesures à prendre et les actions à exécuter par les spécialistes;
- Élaboration et tenue à jour du réseau (listes et coordonnées) des contacts clés internes et externes des spécialistes ;
- Suivi(respect) des règles et procédures financières en vigueur pendant la préparation et le traitement des documents financiers relatifs aux séminaires, ateliers, contrats de collaborateur extérieur, renflouement, création d'engagements,etc.
- Appui à la réalisation des séminaires, depuis la préparation (élaboration des budgets, etc...)jusqu'aux paiements divers(factures, DSA, frais de déplacement et indemnités diverses, etc…) ;
- Exécution de toute autre tâche requise par la hiérarchie et conforme à ses compétences.
Qualifications requises :
- Avoir achevé ses études secondaires suivies d'un diplôme en secrétariat et/ou en gestion administrative ou un diplôme équivalent ;
- La connaissance du Système des Nations Unies et du BIT en particulier serait un atout.
- Maîtrise des outils informatiques : Bonne connaissance de différents logiciels, en particulier ceux du pack Microsoft Office ou d'applications similaires ;
Expérience : Cinq années d'expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat et/ou de gestion administrative
Autres aptitudes professionnelles :
- Aptitude à gérer efficacement sa charge de travail ;
- Disponibilité ;
- Bonne capacité communicationnelle ;
- Bonne capacité rédactionnelle ;
- Aptitude à travailler sous pression ;
- Aptitude à travailler en toute confidentialité ;
- Être proactive ;
- Capacité à travailler dans un milieu pluridisciplinaire
Langues :
- Bonne connaissance du français et de l'anglais écrits et parlés.
- La capacité de travailler en espagnol serait un atout.
DATE PROBABLE DE PRISE DE SERVICE: 1er Juin 2016
Composition et dépôt des dossiers :
- Une lettre de motivation adressée à Madame la Directrice de l'EAT/BP – OIT
- Un Curriculum Vitae
- Photocopie certifiée de la carte nationale d'identité
- les copies certifiées des diplômes
- les certificats de travail ou autres preuves d'expérience
Les dossiers de candidature portant la mention ci-après doivent être envoyés (ou être déposés),sous pli fermé, au Registry du Bureau de l'OIT, situé à Yaoundé, au quartier Nkol-Eton, immeuble Ex-Sotuc (Tél : +237. 222505200), le vendredi 29 Avril 2016 :
« CANDIDATURE HRD/ASS/SPECIALISTES/006-01/2016 »
Bureau International du Travail
BP 13 Yaoundé – Cameroun