POSTE : SECRETAIRE
SUPERIEUR HIERARCHIQUE : DIRECTEUR
SUBORDONNES DIRECTS : AGENTS D'EXECUTION
I. PROFIL
- Diplôme : BAC G1 ; BTS Secrétariat, ou Licence en lettres bilingues
- Expériences : 5 ans au minimum de préférence dans un cabinet.
- Age : Moins de 30 ans
- Forte capacité à travailler vite et bien sous pression
- PARLE COURAMMENT LE FRANÇAIS ET L'ANGLAIS
- Disponible, créatif et proactif, vous avez le sens des responsabilités, de la discrétion et de réelles qualités relationnelles.
- La parfaite maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint…) est impérative.
II. ATTRIBUTIONS
- Décore le secrétariat et le bureau du Directeur.
- Veille à l'état de propreté dans le secrétariat et dans le bureau du directeur, classe les documents qui traînent sur la table et éventuellement au sol.
- Accueille et oriente les visiteurs (fonction de police pour la réduction des entrées dans les bureaux) ; A cet effet, il faut :
* Faire remplir systématiquement la fiche de demande d'audience aux visiteurs «suspects».
* S'informer sur la position de chaque agent permanent.
* Eviter que les visiteurs attendent longtemps (leur donner des informations précises).
* Le plus possible, savoir traiter le cas de certains visiteurs afin d'éviter qu'ils perturbent le travail. - Reçoit les appels téléphoniques et effectue les différentes communications
- Note tous les messages téléphoniques adressés au Directeur et au personnel et s'assure qu'ils sont effectivement reçus.
* Le téléphone constitue un principal outil de travail, pour chaque appel reçu et non transmis, noter dans un registre les coordonnées du correspondant et le message et s'assurer qu'il a été lu. - Assure la saisie des correspondances, la production des rapports.
- Enregistre dans un chrono tous les courriers : arrivée et départ.
- Gère le classement : documents émis, documents reçus.
- Applique les normes de présentation et de qualité des rapports.
- Gère la permanence au standard téléphonique (s'assure qu'il y a un remplaçant au poste pendant son absence).
- S'occupe de la propreté de son poste de travail : Tables, chaises, ordinateurs, imprimante, armoire, standard téléphonique, etc.
- Remplit quotidiennement le registre des fichiers informatiques créés.
- Effectue et archive une copie de sauvegarde de tous les fichiers créés et des messages internet reçus.
- En cas de nécessité, elle s'occupe personnellement du service café ou de la boisson dans le bureau du Directeur.
- Assure le secrétariat des réunions de coordination.
- Gère le déplacement du Directeur.
- Surveille le registre des mouvements du personnel permanent : arrivée, sortie pour la clientèle, etc.
- Assure la fluidité des processus internes et veille à leur respect.
- Gère l'agenda des rendez-vous du Directeur.
III. CRITERES D'EVALUATION
- Le degré de satisfaction des visiteurs
- Le respect des délais de réalisation des travaux
- La qualité des services rendus ou des missions confiées
IV. AVANTAGES
- Assurance maladie
- Dotation pour appel téléphonique
- Etc.
Merci d'adresser votre candidature à : planetairlines@yahoo.com Date limite de dépôt des dossiers : Le 21 Mars 2014 à 12 heures.
Date limite: le 21 Mars 2014 à 12 heures.