Responsable administration des ventes

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IDENTIFICATION DU POSTE

Intitulé du poste : RESPONSABLE ADMINISTRATION DES VENTES

Titulaire du poste : POSTE VACANT

Direction/Département : Administration & Finances

Responsable hiérarchique : Directeur Administratif & Financier

MISSION PRINCIPALE DU POSTE

Le Responsable Administration des Ventes Supervise les opérations de gestion des contrats de vente depuis l'ouverture des comptes clients jusqu'au paiement des factures

ACTIVITES ET TACHES DU POSTE

Faire systématiquement à J+1 la remise en banque des valeurs (chèques, espèces, effets)
Envoyer l'état des chèques en portefeuille chaque semaine à sa hiérarchie
Envoyer chaque semaine la balance âgée clients commentée
Animer les comités Crédit
Respecter les canevas de présentation du Comité Crédit
Parcourir toute la balance âgée lors des Comités Crédit
Envoyer la synthèse des décisions prises lors de chaque Comité Crédit
Le bordereau de remise bancaire physique doit systématiquement refléter la remise faite dans SAP
Les bordereaux de remises en banque doivent systématiquement être cachetés par la banque
Procéder systématiquement au blocage des clients et à la comptabilisation des impayés dans SAP après confirmation par le Responsable Trésorerie des impayés clients
Informer systématiquement le Commercial concerné par ledit impayé
Transmettre systématiquement tous les lundis à sa hiérarchie un reporting retraçant les impayés non encore dénoués
Confronter au quotidien avec le Responsable Service Expéditions, les bons de chargements physiques de l'expédition avec les bons de livraisons physiques
Matérialiser la confrontation par la signature d'un procès-verbal par le Responsable ADV et le Responsable Service Expéditions
Transmettre systématiquement avant archivage une copie dudit procès-verbal à sa hiérarchie. Les écarts constatés doivent être signalés et expliqués dans ce mail de notification
Vérifier que les documents des livraisons (BC client, BL, Bon de chargement, ticket de pesée) J-1 récupérés de l'agence commerciale sont conformes et que le nombre de bons de livraisons physiques correspond au nombre de bons de livraisons SAP
Alimenter son outil de suivi en cas d'anomalie et informer les personnes concernées pour régularisation
Suivre au quotidien les rectifications des anomalies et présenter une synthèse des anomalies non régularisées lors des comités crédit
En plus des mises à jour quotidiennes des plafonds suite aux différents événements (résiliation garantie, caution échues, impayés,), procéder à une revue hebdomadaire
Avant acceptation de toute cautions, les projets de cautions clients/fournisseurs doivent systématiquement être remontées respectivement à la Direction Finances Groupe pour une validation des aspects métier et au Juridique Groupe pour une validation des aspects de sécurisation juridique
Veiller à la saisie systématique des cautions validées dans SAP
Veiller à la vérification des prérequis lors de l'ouverture des comptes clients tel qu'exigé par la procédure
Créer le compte client sur SAP et renseigner toutes les informations le concernant (Chantiers clients, Contrat client, garantie client, caution…)
Contrôler la conformité des BL établis par les Opérateurs pont bascule et élaborer le rapport journalier
Contrôler le suivi administratif de comptes clients (avoirs, escomptes, ristournes, …) et superviser la gestion de portefeuilles (dossiers de financement, solvabilité, …)
Procéder au lettrage des factures au niveau de SAP
Veiller au bon traitement des commandes clients, qu'il s'agisse du respect des tarifs, des délais
Procéder à la vérification de la conformité des chèques remis par les commerciaux sur le fond et la forme et à la saisie des règlements au niveau du système et assurer la préparation du bordereau de remise de chèques
Assurer la déclaration des impayés et des factures en retard à l'assurance
Préparer les dossiers des contentieux et en assurer le suivi avec le cabinet d'avocat
Alimenter les tableaux de bord et effectuer les analyses nécessaires au suivi des ventes
Editer le rapport d'anomalies hebdomadaire et assurer le suivi des anomalies jusqu'au traitement définitif
Procéder à la pré-facturation de la commande puis procéder à l'édition de la facture définitive après obtention des données réelles liées à la vente

EXIGENCES REQUISES

Niveau de formation et expérience requises :

Titulaire d'un diplôme de Master 1/2 en Gestion avec spécialisation en Finances – Audit et Contrôle de Gestion ou Diplômé d'un Ecole Supérieure de Commerce et justifier d'une expérience d'au moins 05 ans en qualité de Gestionnaire ou Administrateur des Ventes

Aptitudes linguistiques

Bonne maîtrise de la langue Française/La maîtrise de la langue Anglaise est un atout

Aptitudes Professionnelles

Rigueur et précision notamment dans les chiffres

Capacité à analyser les situations et apporter les solutions rapidement

Aisance relationnelle

Capacité à résister au stress

Être force de proposition afin d'améliorer les process existants

Compétences Techniques

capacité à mener à bien des négociations

Maîtrise parfaite des outils de bases de données et des tableurs

Véritable vecteur de l'image de la société auprès des clients et fournisseurs

Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion tels que SAP, Sage ou Sybel

Capacités managériales

Faire preuve de diplomatie et être capable de trouver des compromis

Être force de proposition afin d'améliorer les process existants

Le lieu de Travail : Douala

Sexe/Age : 30 à 40 ans ; H/F

Bien vouloir envoyer les CV à l'adresse mail suivante : hrrecrutement.cimenterie@gmail.com Au plus tard le 13/06/2019