Recrutement d'une secrétaire et assistante administrative

Raison sociale/Dénomination sociale

Confidentiel

Activités

signalétique-sérigraphie-imprimerie-design

Nom et Prénom du titulaire

Candidature attendue

Catégorie/Echelon

3/A CCN industries polygraphiques et activités annexes

Intitule du poste

Secrétaire et assistante administrative

Volume horaire

Cf. Art.20 Code du travail & Décret n° 95/677/PM du 18 Décembre 1995

Référentiel de compétence du poste

Baccalauréat /Diplôme équivalent

OU BEPC avec 03 années d'expériences

ATTRIBUTIONS

-Gestion du standard : réception des appels, prise de messages. Orientation du public et des appels vers les différents services

- Réception traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ et arrivé. Transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général

- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (Courriers, tableaux, compte rendus procès-verbaux, rapport) tri, classement archivage et numérisation

-Suivi des plannings et agendas, préparation des documents des réunions hebdomadaires et des séances de travail initiées par le Directeur

-Suivi et mise en forme des dossiers administratifs

- Recevoir les clients et leur fournir des informations de base sur les produits et services

- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

- Répondre et filtrer les appels téléphoniques et les E-mails et en assurer le suivi

- vendre et facturer au comptant

- exploiter des demandes de cotation par mail et traiter les autres mailings

- tenir des fiches techniques pour les produits de rayon

- tenir des factures de livraison à soi-même pour les produits utilisés en interne

- relancer les clients perdus de vue

- suivre les clients réguliers, clients perdus de vue et signaler à la hiérarchie les évènements heureux ou malheureux de leur Entreprise ou de leur propre personne afin qu'il leur soit achemine des cartons de compassion

-préparation des factures pro-forma, bordereaux de livraison et factures pour dépôt par le commercial

- Contrôler et classer les pièces de caisses et brouillards de caisse

-tenue et vérification du cahier de dépense et des rapports quotidiens de clôture de la caisse

- exploitation des journaux pour proposition état des DAO à monter

-production des rapports hebdomadaires et mensuels

-recherche de la petite monnaie et sécurité des fonds

- veiller au respect scrupuleux du minimum en caisse et mettre en coffre le surplus

- vérifier et avoir en mémoire en permanence le solde en caisse

-tenir hebdomadairement un fichier synthétique des proforma émises (via mail ou in praesentia)

-tenir hebdomadairement un fichier synthétique des proformas émises non converties en bon de commande ou encours de conversion en bon de commande

. Satisfaire les commandes et réclamations clients et assurez le merchandising dans les rayons ;

. Surveiller les Délais de Livraison des Commandes

. Veiller à l'entretien et a la propreté du matériel de l'entreprise ;

. Accompagner l'imprégnation des nouveaux vendeurs ;

. Véhiculer une image positive de l'entreprise ;

. Exécuter toute mission ou tâche confiée par son supérieur hiérarchique

. Gérer les courriers arrivés les diligenter et transmettre les courriers départ pour dépôt

PRINCIPAUX DOCUMENTS PRODUITS AU POSTE

. Rapport quotidien et hebdomadaire

. Synthèse hebdomadaire des proforma émises

. état des proforma non converties en bon de commande

. état des bons de commande non livrés

. état des factures , bons de commande, bordereau de livraison déposées

DOMAINES CLES DE RESULTAT ET STANDARDS DE PERFORMANCE

DOMAINES CLES DE RESULTAT (DCR)

STANDARDS DE PERFORMANCE (Mon travail aura été correctement fait dans ce domaine si…)

VENTE

. Je classe les produits dans les rayons conformément aux consignes

. Je m'assure que les besoins de mes clients sont couverts a 100% ;

. Je fais la relance des clients perdus de vue au moins 02 fois par semaine ;

. Je facture au prix indique dans mon tarifaire ;

. Je contrôle très bien les factures ou bordereaux avant de remettre aux clients

. Je contrôle les stocks que je livre au client et m'assure qu'il les a bien réceptionnés avant de partir ;

. Si les clients sont satisfaits de mon comportement a 100%

MERCHANDISING

. Je veille à l'exposition d'au moins un échantillon de tous les produits stockés

. J'attire l'attention de ma hiérarchie sur l'atteinte du stock d'alerte de tous les produits achalandés ;

. Je range les produits dans les rayons en mettant plus en avant les produits à la pointe de la technologie

. J'attire l'attention de tout le reste du personnel sur les produits qui seront bientôt dépassés par l'innovation technologique

. Je range le maximum de produit possible dans le rayon et au meilleur endroit a portée de vue des consommateurs ;

. Je ne laisse aucun espace vide dans les rayons, je remplace aussitôt vendu

. Je range les produits dans les vitrines suivant le plan de merchandising conseillé par le gérant et veille à leur étiquetage.

. Je joue le rôle de gardienne lors des affluences de clients dans les rayons

GESTION FINANCIERE

. Je veille à la relance pour paiement auprès des clients détenteurs de compte et figurant dans ma liste et rend compte à ma hiérarchie

. Je signe conjointement avec le service comptable mon rapport journalier d'arrêté de caisse

. Je prends des dispositions pour toujours disposer de la monnaie sur place ;

. J'évite d'avoir des manquants

. je veille à ce que ma caisse ne dépasse pas en permanence plus du minimum autorisé

. Je n'accorde pas de crédit aux clients sauf a ceux qui sont en compte et dont la liste m'a été communiquée.

OPERATION MARKETING ET COMMUNICATION

. Je participe activement à la conduite des actions marketing initiées par les commerciaux ;

. Je suis les journaux dans le but de déceler au moins un évènement culturel (foire, promote) par semestre

. Je suis les opérations marketing (Animations Hôtesses) qui se déroulent dans ma ville et j'en fait état dans mon rapport mensuel

. Je veille à la préservation de l'image et de la notoriété de l'entreprise en tout lieu et a tout temps même hors les lieux de service