Le Pr. Marcellin Nkenlifack, chef du Département de Génie informatique à l’Institut Universitaire de Technologie Fotso Victor de l’Université de Dschang à Bandjoun, explique la mutation intervenue dans le processus d’accès comme étudiants à l’UDs.
Quel est le contexte et l’enjeu principal de la mise en œuvre des préinscriptions en ligne à l’Université de Dschang ?
Le système d’inscription en ligne fait partie du processus de modernisation de l’ensemble du système de gestion académique par l’utilisation des technologies de l’information et de la communication entamé depuis 2006 à l’Université de Dschang, notamment avec la réalisation et le déploiement du logiciel de gestion académique SIGES. Ce processus s’inscrit aussi dans le cadre de la gouvernance numérique prescrite par le Ministère de l’Enseignement Supérieur et mise en œuvre par le Recteur de l’Université de Dschang, le Pr. Anaclet Fomethe. Le système de préinscription en ligne que nous avons inauguré cette année académique 2013/2014 permet à l’étudiant d’effectuer toutes les étapes de sa préinscription sans avoir besoin de voyager. Cela est désormais possible à partir de n’importe quel espace d’accès à Internet sur toute l’étendue du territoire national et au-delà. Ainsi, l’étudiant viendra à Dschang une seule fois pour commencer ses études et on évitera les longues files d’attente qui existaient jusque-là dans les différents services de la scolarité et établissements financiers. L’inscription en ligne, cela va s’en dire, engendre un important gain financier et en temps pour nos jeunes étudiants.
Concrètement, comment se présente le processus de préinscription en ligne pour ceux qui sollicitent une première inscription à l’Université de Dschang ?
Le préalable pour s’inscrire en ligne est de disposer d’une adresse électronique qui facilitera les échanges entre l’étudiant-candidat et l’Université de Dschang. La condition de l’adresse e-mail étant évacuée, la procédure proprement dite se décline en sept étapes.
L’étape 1 consiste à démarrer le navigateur internet qui peut être Firefox, Internet Explorer ou autre, puis saisir l’adresse suivante : http://sigesonline.univ-dschang.org. Il s’agit de l’adresse de la plateforme dédiée aux préinscriptions.
L’étape 2 consiste à choisir la faculté ou l’école dans laquelle le candidat souhaite poursuivre ses études à l’Université pour obtenir davantage d’informations à partir du formulaire d’inscription en ligne. Ce formulaire intègre un ensemble de choix, dont le parcours de formation qui intéresse le candidat, les informations personnelles de l’étudiant, le mode de paiement et l’établissement financier qu’il préfère pour le versement des différents frais, etc.
A l’étape 3, l’étudiant doit pouvoir télécharger les quitus permettant de payer les différents frais de préinscription et frais médicaux, puis le formulaire de préinscription qu’il inclura le moment venu dans son dossier physique à déposer plus tard. Un espace privé est en même temps créé dans la plateforme en ligne et n’est accessible que par l’étudiant qui est (en principe) le seul à connaitre son mot de passe. C’est ce mot de passe qui devrait lui permettre de pouvoir se connecter pour suivre son dossier. Cela ne peut se faire qu’avec les paramètres de l’étudiant qui sont personnels et qui sont affichés juste à la fin du remplissage du formulaire de préinscription. Les mêmes documents sont envoyés dans la boîte électronique du candidat en plus de son espace personnel réservé en ligne.
Etape 4. A ce niveau, l’étudiant peut déjà se rendre dans l’établissement financier muni des différents quitus téléchargés afin de payer les frais correspondants. Ce paiement peut être également effectué par un parent ou un membre de la famille de l’étudiant à partir du quitus de ce dernier. Il suffit que l’étudiant communique le numéro qui se trouve sur son quitus à son parent ou au membre de sa famille qui peut d’ailleurs se trouver dans n’importe quelle autre ville.
L’Etape 5 consiste en l’envoi d’un nouveau courrier électronique à l’étudiant confirmant le paiement effectif des différents frais, de même que le détail des pièces à fournir pour le dossier physique à déposer à la scolarité de sa faculté, une fois sur place à Dschang.
Etape 6. Lorsque l’étudiant a été repéré et s’il a été retenu, il reçoit un nouveau mail envoyé dans sa boîte et qui l’informe de la décision par rapport à son dossier, lui donnant d’amples informations.
Etape 7. Elle concerne uniquement le candidat admis (c’est-à-dire acceptés à l’Université de Dschang sous réserve la présentation des « originaux » de leurs diplômes et des autres éléments authentiques du dossier). Ceux-ci peuvent déjà se présenter au Centre médico-social de l’Université de Dschang pour effectuer leurs examens médicaux et attendre le démarrage des cours au sein de l’établissement.
Toutes ces étapes ci-dessus présentées ne s’arrêtent pas à la préinscription administrative uniquement, car dans la même lancée, nous comptons aller plus loin dans la fourniture aux étudiants et aux parents d’informations utiles et autres documents concernant leur formation, leurs droits et leurs résultats à l’Université.
Peut-on se préinscrire en utilisant une adresse autre que celle-ci-dessus donnée ?
En dehors de l’adresse sigesonline.univ-dschang.org, le postulant peut aussi passer par le site officiel de l’Université de Dschang à savoir : www.univ-dschang.org. Sur la page d’accueil du site, il y a à droite une palette d’informations sur laquelle vous retrouvez le lien de la plateforme des préinscriptions. Vous cliquez sur ce lien et vous voilà introduits dans la plateforme.
De quel recours dispose un candidat qui éprouve d’éventuelles difficultés lorsqu’il souhaite s’inscrire ?
La seule difficulté, si d’ailleurs c’en est une, est de pouvoir être informé de l’adresse Internet de notre plateforme de préinscription. En cas de difficulté pour retrouver le site, il suffit, en naviguant sur Internet, de taper dans n’importe quel catalogue ou alors sur n’importe quel moteur de recherche, les mots clés « Université de Dschang ». Le premier lien qui va vous être présenté à l’écran, c’est celui qui conduit directement sur le site web de l’Université de Dschang et à partir de là, l’opération pourrait se poursuivre. En outre, s’il arrive qu’un candidat ait des problèmes d’ordre technique ou liés à l’utilisation de la plateforme, il suffit d’envoyer un courrier électronique, c’est-à-dire un e-mail à l’adresse qui est mentionnée dans l’onglet « contact » qui se trouve sur la page « inscription » de la plateforme et notre équipe se chargera de lui répondre immédiatement. Evidemment, si le candidat le souhaite, il peut appeler notre support technique au numéro de téléphone : 51-33-97-24.
Il ya un poste d’accueil à l’entrée du campus A de Dschang. Vos agents reçoivent les étudiants depuis l’ouverture de ce poste. Comment appréciez-vous sa fréquentation ?
Avec l’évolution actuelle des choses, c’était bien réfléchi de faciliter la tache à ceux qui se retrouvent à l’entrée de l’Université. On peut noter actuellement que le climat qui y règne est excellent, les usagers sont très satisfaits : d’une part pour le confort du dispositif mis en place par le Recteur de l’Université de Dschang et, d’autre part, par la disponibilité et surtout l’assistance de l’équipe d’accompagnement, en permanence à leur disposition. Il faut dire que les usagers ont tout sur place à tel enseigne qu’au sortir de ce poste d’accueil à l’entrée de l’Université, l’étudiant ait sur lui les quitus et sa fiche d’inscription imprimés.
Entretien mené par Charles Njinkemo
Texte scripté par Sandrine Annie Ndzie